Dewasa ini, informasi menjadi kebutuhan mutlak bagi setiap organisasi, baik pemerintah maupun swasta. Keseluruhan kegiatan organisasi pada dasarnya membutuhkan informasi. OIeh karena itu, informasi menjadi bagian yang sangat penting untuk mendukung proses kerja administrasi dan pelaksanaan fungsi-fungsi manajemen dan birokrasi didalam menghadapi perubahan situasi dan kondisi yang berkembang dengan cepat.
Salah satu sumber informasi penting yang dapat menunjang proses kegiatan administrasi maupun birokrasi adalah arsip (record). Sebagai rekaman informasi dan seluruh aktivitas organisasi, arsip berfungsi sebagai pusat ingatan, alat bantu pengambilan keputusan, bukti eksistensi organisasi dan untuk kepentingan organisai yang lain. Berdasarkan fungsi arsip yang sangat penting tersebut maka harus ada menajeman atau pengelolaan arsip yang baik sejak penciptaan sampai dengan penyusutan.
Pengelolaan arsip secara baik yang dapat menunjung kegiatan administrasi agar lebih lancar seringkali diabaikan dengan berbagai macam alasan. Berbagai kendala seperti kurangnya tenaga arsiparis maupun terbatasnya sarana dan prasarana selalu menjadi alasan buruknya pengelolaan arsip di hampir sebagian besar instansi pemerintah maupun swasta.
Berkenaan dengan pentingnya pengarsipan, tahun ini dalam lomba Arsip tingkat provinsi, Kabupten Gianyar di wakili oleh Desa Keramas Kec. Blahbabtuh dan Desa Bresela Kec. Payangan. Tim Penilai Tk Propinsi yang diketuai oleh Drs Ida Bagus Oka Suarta, M.AP, saat menilai penataan dan pengelolaan arsi di Kantor Desa Keramas (10/6), menegaskan yang dinilai dalam lomba ini SDM yaitu bagaimana staf desa dalam melakukan pengelolaan arsip, sarana dan prasarana, penerapan sistem, penataan arsip, pemberkasan terutama untuk arsip aktif dan in aktif, pengambilan arsip yang diukur dengan kecepatan waktu, pemindahan arsip, unsur penunjang dan yang terakhir adalah motivasi dan inovasi. “Untuk ketepatan waktu pengambilan arsip, jika mampu kurang dari 1 menit berarti pengelolaan arsip sudah prima,” jelas Drs. IB Oka Suarta.
Dijelaskan juga, lomba ini bukan hanya untuk mencari juara saja, namun yang lebih penting adalah bagaimana desa itu mengelola kearsipan mereka sehingga mampu memberikan pelayanan prima pada masyarakat.
Sementara itu menurut Prebekel Desa Keramas, I wayan Gde Bisma SH, pihaknya sangat berterimakasih atas ditunjuknya Desa Keramas dalam lomba arsip. Karena lewat lomba ini otomatis diberi pelajaran lewat pembinaan yang diberikan, sehingga mereka jadi tahu cara pengarsipan yang benar.
Menurut Kepala Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Kabupaten Gianyar, Sri Marwati pembinaan ke masing –masing desa rutin dilaksanakan, tidak hanya pada desa yang mengikuti lomba saja.
Setelah penilaian di Desa Keramas, Tim penilai juga melakukan penilaian serupa di Desa Bresela Kecamatan Payangan. (Humas Gianyar)
Dewasa ini, informasi menjadi kebutuhan mutlak bagi setiap organisasi, baik pemerintah maupun swasta. Keseluruhan kegiatan organisasi pada dasarnya membutuhkan informasi. OIeh karena itu, informasi menjadi bagian yang sangat penting untuk mendukung proses kerja administrasi dan pelaksanaan fungsi-fungsi manajemen dan birokrasi didalam menghadapi perubahan situasi dan kondisi yang berkembang dengan cepat.
Salah satu sumber informasi penting yang dapat menunjang proses kegiatan administrasi maupun birokrasi adalah arsip (record). Sebagai rekaman informasi dan seluruh aktivitas organisasi, arsip berfungsi sebagai pusat ingatan, alat bantu pengambilan keputusan, bukti eksistensi organisasi dan untuk kepentingan organisai yang lain. Berdasarkan fungsi arsip yang sangat penting tersebut maka harus ada menajeman atau pengelolaan arsip yang baik sejak penciptaan sampai dengan penyusutan.
Pengelolaan arsip secara baik yang dapat menunjung kegiatan administrasi agar lebih lancar seringkali diabaikan dengan berbagai macam alasan. Berbagai kendala seperti kurangnya tenaga arsiparis maupun terbatasnya sarana dan prasarana selalu menjadi alasan buruknya pengelolaan arsip di hampir sebagian besar instansi pemerintah maupun swasta.
Berkenaan dengan pentingnya pengarsipan, tahun ini dalam lomba Arsip tingkat provinsi, Kabupten Gianyar di wakili oleh Desa Keramas Kec. Blahbabtuh dan Desa Bresela Kec. Payangan. Tim Penilai Tk Propinsi yang diketuai oleh Drs Ida Bagus Oka Suarta, M.AP, saat menilai penataan dan pengelolaan arsi di Kantor Desa Keramas (10/6), menegaskan yang dinilai dalam lomba ini SDM yaitu bagaimana staf desa dalam melakukan pengelolaan arsip, sarana dan prasarana, penerapan sistem, penataan arsip, pemberkasan terutama untuk arsip aktif dan in aktif, pengambilan arsip yang diukur dengan kecepatan waktu, pemindahan arsip, unsur penunjang dan yang terakhir adalah motivasi dan inovasi. “Untuk ketepatan waktu pengambilan arsip, jika mampu kurang dari 1 menit berarti pengelolaan arsip sudah prima,” jelas Drs. IB Oka Suarta.
Dijelaskan juga, lomba ini bukan hanya untuk mencari juara saja, namun yang lebih penting adalah bagaimana desa itu mengelola kearsipan mereka sehingga mampu memberikan pelayanan prima pada masyarakat.
Sementara itu menurut Prebekel Desa Keramas, I wayan Gde Bisma SH, pihaknya sangat berterimakasih atas ditunjuknya Desa Keramas dalam lomba arsip. Karena lewat lomba ini otomatis diberi pelajaran lewat pembinaan yang diberikan, sehingga mereka jadi tahu cara pengarsipan yang benar.
Menurut Kepala Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Kabupaten Gianyar, Sri Marwati pembinaan ke masing –masing desa rutin dilaksanakan, tidak hanya pada desa yang mengikuti lomba saja.
Setelah penilaian di Desa Keramas, Tim penilai juga melakukan penilaian serupa di Desa Bresela Kecamatan Payangan. (Humas Gianyar)