Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah (KPAD) Kabupaten Gianyar menggelar workshop pengelolaan kearsipan bagi pimpinan satuan kerja perangkat daerah (SKPD) Kabupaten Gianyar di ruang sidang utama Kantor Bupati Gianyar, (2/6).

Kepala KPAD Kabupaten Gianyar Hery Nurhancoko mengatakan, dengan dilaksanakannya kegiatan tersebut diharapkan dapat menciptakan sinkronisasi dalam bidang kearsipan dari tingkat kebijakan hingga tingkat penyelenggara teknis, yang nantinya sesuai dengan UU dan peraturan tentang kearsipan.

“Garis besarnya, nanti dapat memperbaiki sistem administrasi kearsipan sesuai Perbup nomor 39 tahun 2014 tentang Tata Kelola Kearsipan Pemkab Gianyar. Kegiatan ini juga sebagai proses penyelematan arsip – arsip penting sebagai dokumen negara yang bernilai strategis, serta memiliki sisi yuridis sebagai alat bukti sah saat diperlukan,” tutur Hery.

Selain itu, bagian dari workshop ini yakni melaksanakan jadwal Rentensi Arsip, dengan cara memusnahkan dokumen yang sudah dipastikan tak terpakai lagi, dan tidak memiliki nilai apapun. Untuk menghindari penumpukan arsip – arsip yang tidak berguna di lingkungan SKPD.”Peserta sebanyak 48 pejabat eselon II,”ucapnya.

Direktur Kearsipan Daerah I Arsip Nasional RI Amieka Asraf menuturkan, kondisi saat ini, arsip masih dipahami hanya sebagai catatan sejarah, bukan sebagai bahan bukti pertanggungjawaban dan perlindungan hak. Pengelolaan BMN/D belum dilaksanakan secara terpadu dengan pengelolaan arsip/dokumen bukti kepemilikan aset. Kurang sinergi antar lembaga dalam pengelolaan aset beserta dokumen bukti kepemilikannya.

”Penyebabnya ya banyak lembaga yang tidak tertib arsip,” ucapnya.

Asisten I Setda Gianyar Cokorda Agusnawa, mewakili Bupati Gianyar  mengatakan, penyelenggaraan kearsipan di lembaga negara dan pemda harus dilakukan dalam suatu kearsipan yang komprehensif dan terpadu. Selama ini, pemahaman terhadap arsip masih terbatas.
”Diperlukan upaya peningkatan pengelolaan yang lebih modern,” ucapnya.

Cok Agus mengungkapkan, pentingnya workshop dilaksanakan, untuk nantinya tersedia arsip yang otentik dan terpercaya, terwujudnya kearsipan yang handal dan akurat guna memperlancar pelayanan kepada masyarakat, dan tentunya menjamin keamanan arsip, sehingga nanti dapat memudahkan penataan dan penelusuran arsip.  (Humas Gianyar/ari)