Untuk menciptakan tenaga terampil dalam bidang pengelolaan kearsipan, Kantor  Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi (KPAD) Kabupaten Gianyar  menyelenggarakan  Bimbingan Teknis (Bintek) kepada perwakilan seluruh  SKPD di lingkungan Pemkab Gianyar.  Bintek yang berlangsung  21 – 29 Oktober 2014, dibuka Bupati Gianyar Anak Agung Gde Agung Bharata di ruang sidang Kantor Bupati Gianyar, (20/10).

Bintek dilaksanakan 2 gelombang,  masing-masing  terdiri dari 26 orang peserta yakni gelombang 1 pada 21-23 Oktober 2014 dan  gelombang II pada 27-29 Oktober 2014 bertempat di aula Hotel Saron Madangan, Gianyar. Instruktur  Bintek dari para tenaga Arsiparis Badan Perpustakaan dan Arsip Propinsi Bali serta dari KPAD  Gianyar,  dengan materi meliputi Kebijakan Pengelolaan Kearsipan  Pemkab. Gianyar, Pengolahan Arsip Dinamis Aktif, Pengolahan Arsip In Aktif dan diakhiri Praktek Pengolahan Arsip.

Bupati Agung Bharata dalam sambutannya menegaskan, akan pentingnya fungsi dan peranan arsip sebagai identitas, penyimpan memori, kerangka acuan dan bahan pertanggungjawaban, sehingga harus diselamatkan dan  dikelola dengan baik.

Ditambahkan, ketersediaan arsip yang otentik dan terpercaya akan menjamin perlindungan kepentingan negara, masyarakat dan hak-hak keperdataan rakyat. untuk itu diperlukan penyelenggaraan kearsipan yang sesuai dengan prinsip dan standar  kearsipan.

“Keberadaan Arsip pada masa mendatang sangat berguna sebagai bahan acuan dan sebagai bentuk pertanggungjawaban,” tegas Bupati Agung Bharata. Untuk itu Bupati Agung Bharata berharap, melalui bintek ini  seluruh SKPD bisa mengelola arsip dengan baik dan tersimpan dengan rapi sehingga saat diperlukan pada puluhan tahun mendatang masih tersimpan dengan aman dan rapi.

“Minimal tiap SKPD atau ruang khusus untuk menyimpan arsip dan jangan campur aduk dengan yang lain,” imbuh Agung Bharata.

Sementara Kepala KPAD Kabupaten Gianyar, Hery Nurhancoko menerangkan, pelaksanaan Bintek sesuai dengan Peraturan Bupati Gianyar No. 39 Tahun 2014 tentang Tata Kelola Kearsipan Pemerintah Kabupaten Gianyar.

Melalui Bintek, diharapkan masing-masing SKPD bisa memahami proses penyelamatan arsip-arsip penting sebagai dokumen negara yang strategis dan bersejarah serta memiliki sisi yuridis  sebagai alat bukti yang sah, untuk kemudian dilakukan pemeliharaan dan penyimpanan di KPAD. 

“Kami juga melaksanakan Jadwal Rentensi Arsip atau JRA dengan cara memusnahkan  arsip yang sudah dipastikan tak terpakai lagi dan tidak memiliki nilai apapun, sehingga tidak terjadi penumpukan arsip-arsip yang sudah tidak berguna di lingkungan SKPD,” terang Hery Nurhancoko

Terkait  arsip dan dokumentasi yang saat ini menjadi perburuan KPAD Gianyar, menurut Hery Nurhancoko adalah dokumentasi  wajah Gianyar tempo dulu, tokoh-tokoh seni, putra-putra  Gianyar yang berperan dalam kancah nasional, mengumpulkan arsip-arsip statis seperti arsip bernilai sejarah yang dapat dijadikan bukti sah seperti surat perjanjian atau  kontrak mengontrak aset-aset daerah yang bisa menjadi alat bantu jika terjadi perkara.

Sementara untuk menjaga keamanan seluruh arsip dan dokumentasi terutama dari bahaya kebakran, KPAD telah menggunakan Rak Compact Rolling. (Humas Gianyar/NGR WW)